Pokud je projekt vybrán k financování, jsou partneři přizvání do fáze přípravy grantové dohody (grant agreement preparatin, zkráceně GAP). Více informací o grantové dohodě naleznete v sekci Smluvní vztahy.

Žadatelé jsou e-mailem přizváni k vstupu do systému v portálu FTOP, kde jsou naváděni k dalším krokům.

Je třeba pro každou organizaci účastnící se projektu vyplnit údaje týkající se kontaktních osob a rolí, které zastávají. Je třeba specifikovat minimálně:

• Participant contact (PaCo)
• Legal entity appointed representative (LEAR)
• Project Legal Sigantory (PLSIGN)

Přičemž více rolí může zastávat jedna osoba.

Za každou organizaci je nutné prostřednictvím portálu podepsat čestné prohlášení (Declaration of Honour) specifikující závazek účastnit se projektu, souhlas s pravidly rámcového programu a vyloučení skutečností, které by zabránili účastnit se projektu (např. bankrot).

Pokud v projektu figurují přidružené subjekty (affiliated entities) je třeba vyplnit také jejich údaje.

Nejvíce povinností má v této fázi samozřejmě koordinátor projektu.

• Musí zkontrolovat, že ostatní partneři vyplnili vše správně,
• stanovit datum začátku projektu,
• zkontrolovat přepis projektového návrhu do tzv. Description of the Action, které tvoří přílohu grantové dohody, a případně vyjednat s Evropskou komisí změny, pokud jsou potřeba (např. ve složení konsorcia),
• zkontrolovat rozpočet projektu, reportovací období a vyplnit bakovní údaje,
• vypořádat se s případnými požadavky, které vzešly z kontroly etických náležitostí projektu.

Pokud všichni splní své povinnosti, Evropská komise připraví návrh grantové dohody. Ten je následně přístupný k podpisu koordinátorovi, který tak učiní prostřednictvím portálu FTOP. Poté grantovou dohodu stvrdí v systému Evropská komise. Od tohoto momentu jsou přizvání ostatní partneři projektu k podpisu přístupových formulářů (accession forms), kterými se připojí ke grantové dohodě. Na podpis mají 30 dní.

Doporučujeme ke shlédnutí video, které celý proces názorně vysvětluje.